Programma Management

Orde in de digitale chaos

In dit digitale tijdperk is het een uitdaging om overzicht te houden. Nieuwe applicaties worden in een razend tempo gelanceerd. Ze passen niet altijd op bestaande systemen, terwijl die ook niet altijd naadloos op elkaar aansluiten. Nog te vaak voeren afdelingen een eigen digitaal beleid. Het resultaat is een ICT-landschap dat meer wegheeft van een ondoordringbare jungle dan van een geordende dierentuin.

Van jungle naar dierentuin

Stel je voor dat er meer samenhang bestaat tussen de digitale projecten binnen je organisatie. Dat er een duidelijk beleid is voor software ontwikkeling en implementatie. Een omgeving waarin digitale oplossingen niet falen door gebrek aan coördinatie, maar juist floreren door een gemeenschappelijk kader. Dit leidt tot betere samenwerking tussen afdelingen en een efficiëntere inzet van digitale middelen. Kortom, een productieve organisatie waar mensen graag werken. Dat is het doel van onze dienst Programma Management.

Aansturing vanuit dezelfde prioriteiten

Programma Management zorgt voor organisatie brede aansturing en prioritering van digitale projecten. Met een helder overzicht van alle lopende en geplande ICT-initiatieven, kun je als MT beslissingen nemen die goed zijn voor de organisatie als geheel. Dit elimineert dubbel werk en vermindert de kans op conflicterende systemen. En vooral: het draagt bij aan een beter bedrijfsresultaat.

Stabiele ontwikkeling zonder verrassingen

Met een strategische aanpak verminderen we ad-hoc verrassingen en leggen we de basis voor een meer doordacht, lange termijn digitaal beleid. Dit zorgt voor een stabiele groei en ontwikkeling van digitale middelen die daadwerkelijk bijdragen aan de doelstellingen van je organisatie.

In 2014 stond de Universiteit Maastricht voor een grote uitdaging met een website van 55.000 URL’s en een groot aantal telefoontjes en mails voor de internationale helpdesk.
De methode van ContentKings hielp onze organisatie onze inspanningen te coördineren en de organisatie van onze informatie te integreren. ContentKings wist niet alleen wat werkt voor onze eindgebruikers; ze wisten ook de rest van de organisatie te inspireren.

Manon Gorissen
Manager Digital Innovation Maastricht University

Programma Management stap voor stap

Fase 1: In kaart brengen van ICT landschap

We beginnen met een grondige analyse van het huidige ICT-landschap binnen je organisatie. Dit omvat een audit van alle digitale tools, platformen en systemen. We brengen in kaart welke plaats applicaties innemen in het primair proces, welke toegevoegde waarde ze hebben, hoe gebruikers ze waarderen en hoe deze met elkaar interacteren.

Fase 2: Ontwikkelen van gemeenschappelijk beleid voor digitaal succes

Vervolgens ontwikkelen we een gemeenschappelijk beleid voor software ontwikkeling en implementatie. Dit beleid leidt tot samenhang tussen digitale projecten en integratie van ICT-systemen: een voorwaarde voor digitaal succes.

Fase 3: Prioriteren en ontwikkelen pilot

Met dit beleid als kader stellen we prioriteiten voor de ontwikkeling van nieuwe digitale initiatieven. We starten met een pilotproject om de effectiviteit van het kader te testen en te verfijnen.

Fase 4: Borgen van beleidsuitgangspunten

Tot slot zorgen we ervoor dat dit digitale beleid wordt geborgd binnen de organisatie. Dit omvat het trainen van teams, het aanpassen van processen en het continue evalueren en bijsturen van het beleid.

Door Programma Management in te zetten, creëer je een gestroomlijnde digitale omgeving waarin technologie wordt ingezet om de organisatiedoelstellingen effectief te ondersteunen. Dit resulteert in een robuuste digitale infrastructuur die klaar is voor de toekomst.

Bekijk de cases

We deden eerder Programma Management voor:

Cyclische visie op projecten

Projecten komen en gaan. Toch hoeft dat niet te betekenen dat je met elk project opnieuw het wiel uitvindt. Zorg voor een afgebakende projectorganisatie. Ontwikkel uniforme uitgangspunten met een gelijkluidende taal voor het bepalen van prioriteiten: de Jobs-to-be-Done van je klanten en medewerkers. Projecten zijn per definitie ad-hoc, maar binnen een programma moeten ze allemaal op een zelfde manier gericht zijn op duurzaam digitaal succes.

Jobs-to-be-Done

Met Jobs-to-be-Done bekijk je een keuzeproces niet vanuit de aanbieder, maar vanuit degene die kiest. Voorbeeld: bij een bouwmarkt zoek je geen 8 mm boortje, maar een 8 mm gat. Of zelfs: een manier om schilderijen op te hangen. Harvard hoogleraar en ondernemer Clayton Christensen ontdekte dat je met deze Jobs-to-be-Done de keuzes van klanten en medewerkers veel beter begrijpt. Organisaties zijn succesvol doordat ze voortdurend weten in te spelen op de Jobs-to-be-Done.