Sticky notes Zuid Holland

De Provincie Zuid-Holland wilde een kleinere, flexibele organisatie zijn, onder andere als uitwerking van een bezuinigingsopgave. Het nieuwe intranet moest aansluiten bij de doelstellingen van dit interne programma ‘Focus en ambitie’.

De oplossing van ContentKings

Onderzoek allereerst wie er intern gebruik maakt van het intranet. Bekijk wat de behoeften zijn, hoe mensen het intranet nu gebruiken en wat zij eigenlijk liefst zouden willen. Breng deze kennis samen in een contentstrategie, waardoor je de individuele medewerkers verbindt met de organisatie.

WAT HEBBEN WE GEDAAN?

Eerst hebben we meegekeken naar de inzet van al beschikbare platforms. Daarna maakten we een contentstrategie. Deze is gericht op een effectief resultaat vanuit gebruiker én organisatie. Hierbij gebruikten we onze vaste werkwijze:

  • Interne inventarisatie – In een tiental gesprekken met het middenkader van de organisatie stonden de concrete doelstellingen van de onderdelen centraal (‘wanneer is uw afdeling succesvol?’).
  • Externe inventarisatie – Door een bureau/ expertanalyse, gesprekken en workshops met stakeholders hebben we de taken en vragen van gebruikers in kaart gebracht.
  • Verbinden – Door de interne doelstellingen met de externe taken te verbinden zijn er concrete ontwerpen voor gewenste interacties gemaakt in de vorm van taakkaarten.

In de taakkaarten zijn alle beoogde interacties via het intranet gestructureerd. Voor elk van deze interacties beschreven we: aanleiding van de gebruikerstaak, vragen bij de taak, gewenste content, doelstelling van de taak (vanuit gebruiker en organisatie), en de corporate doelstelling waarom deze gebruikerstaak ondersteund moet worden.

Ingeborg Weltevrede: De vertaling naar taakkaarten werkte als een speer. Dat was inspirerend voor het ontwerpteam.

Daarnaast hebben we samen met de Provincie Zuid-Holland Persona’s ontwikkeld om de activiteiten rondom het programma ‘Focus met Ambitie’ en het intranet meer aan te laten sluiten bij de diverse gebruikers.

De contentstrategie is ook vertaald in een contentontwerp: in 10 formats hebben we de eisen en wensen geformuleerd met betrekking tot de soorten pagina’s. De ontwerper en de bouwer hebben deze vervolgens prima weten te vertalen naar een succesvol werkend intranet.Resultaat

Het ontwerp en de bouw van het nieuwe intranet kon gestroomlijnd worden uitgevoerd op basis van de contentstrategie. Het nieuwe intranet is inmiddels een groot succes.

Ingeborg Weltevrede: Het ontwerpteam dacht al mee tijdens de strategie-ontwikkeling en ContentKings bleef betrokken in de ontwerpfase. Deze overlap was uniek en leverde een echt passend social intranet op voor onze organisatie.

FAST FACTS

Klant: Provincie Zuid-Holland
Duur: 2014-2015
Contact Zuid-Holland: Ingeborg Weltevrede
Geleverde diensten:

LEES OOK

Je intranet opruimen? Uithuilen en puinruimen.