Illustratie Voorjaarsschoonmaak

Door Rob Punselie. Deze opruiminstructie verscheen eerder op onze oude blog. We herhalen het hier omdat deze lessen nog steeds actueel en waardevol zijn.
Beeld: ‘Cleaner and Polisher’ Stofzuigerreclame van General Electric

Iedereen die weleens voor een grote opruimklus heeft gestaan kent het gevoel. De boel moet op de schop en gáát op de schop. Maar waar begin je? Met het opschonen van je intranet gaat het niet anders. Daarom wat tips en trucs voordat je begint.

  1. Haal diep adem.

Trek stofmasker en handschoenen aan. Je gaat namelijk puinruimen: je collega’s helpen door ze met harde hand te bevrijden van oude & stoffige content. Dat wordt je, in eerste instantie, niet in dank afgenomen. Materiedeskundigen zijn gehecht aan hun intranetpagina’s en dossiers.

  1. Trek de touwtjes strak.

Bepaal vooraf strakke kwaliteitscriteria voor de content. Maak daarbij onderscheid tussen verschillende soorten content. Een nieuwsbericht is na een drie maanden rijp voor het archief, een projectverslag misschien na 3 jaar. Gebruik gebruikscijfers als die er zijn. Afgelopen jaar niet meer geraadpleegd? Weg ermee.

Verder is het belangrijk om de algemene kwaliteitseisen te volgen: content moet volledig, actueel, betrouwbaar en makkelijk zijn. Gebruik naast deze algemene kwaliteitseisen formats waar relevant en beschikbaar. Immers: formats bieden je een gestructureerde manier om de taakgerichtheid van je content te toetsen aan het ContentGrid.

Overigens heeft kwaliteit ook veel te maken met verantwoordelijkheid en – in akelig Nederlands – eigenaarschap. We zijn het echt tegengekomen op een groot intranet: het integrale handvest van de Verenigde Naties… Volgens mij is er daarbuiten een betrouwbaarder bron, die bovendien eigenaar is van dat handvest.

Eigenaarschap is ook het antwoord bij het ontdubbelen van informatie én het effectief inrichten van het beheer van de pagina’s.

  1. Zorg voor draagvlak.

Communiceer de kwaliteitscriteria met je collega’s. Zowel het management als de betrokken beleidsafdelingen wil je betrekken bij het opschonen. Werk je in een slangenkuil? Leg dan ook het redactieproces vast. Laat doelstelling zijn: we gaan geld besparen door ballast te ruimen. Probeer de bewerkstelligen dat de eindverantwoordelijkheid bij jou ligt, en niet bij de beleidsafdeling.

  1. Inventariseer de puinhopen.

Er zijn bij het opschonen verschillende opties. In het ideale geval heb je al een nieuwe structuur voor het nieuwe intranet. Dan start je met A. Heb je nog geen nieuwe structuur en wil je toch vast puinruimen omdat het toch weg moet? Begin dan met B.

A) Inventarisatie content vanuit de nieuwe structuur

Maak -bijvoorbeeld in Excel- rijen voor alle soorten pagina’s van de nieuwe structuur. Zet naast deze rijen vier kolommen:

  • Content door ongewijzigd hergebruik
  • Content na redactie intranetpagina
  • Content na redactie content elders
  • Content moet nieuw worden gemaakt

En alles wat niet past kan dus weg. Zo simpel is het…

B) Inventarisatie huidige content vanuit de bestaande structuur

Maak rijen voor alle soorten pagina’s van de huidige structuur. Zet naast deze rijen drie kolommen:

  • Content direct weggooien (content vormt risico: is verouderd, onjuist)
  • Content verbouwen na overleg (voldoet niet aan kwaliteitscriteria)
  • Content aanpassen (inkorten, bewerken van andere)
  1. Organiseer het werk.

Capaciteitsplanning: hoeveel werk is het opschonen?  Maak een inschatting hoeveel werk het hergebruiken, redigeren of weggooien is per pagina. Zet daarna in elke rij hoeveel pagina’s het betreft. Bereken het totaal.

  1. Wees flexibel.

Tenslotte: bewaar de prullenbak. Het geeft de vrijheid om harder in te grijpen. Liever één keer teveel weggooien en dan –na een telefoontje- makkelijk terughalen dan te voorzichtig snijden.

Hou er rekening mee dat je tijdens de eerste tientallen pagina’s ook je kwaliteitscriteria gaat aanpassen. Geef collega’s een centraal e-mailadres of telefoonnummer voor als er paniek ontstaat over weggegooide content.

  1. Vier het succes.

Vaak wordt het vergeten, en toch is het belangrijk. Het is gelukt. Deel het logboek van je ervaringen. Gebruik de gelegenheid om je kwaliteitscriteria nog maar eens te promoten.

  1. Voorkomen is beter dan genezen.

Organiseer op structurele basis centrale zorg voor de content. Gebruik onder andere maandelijkse rapporten en steekproeven om je collega’s op de hoogte te houden van de inhoudelijke kwaliteit.

Tot slot: gebruik houdbaarheidsdata voor artikelen, vrijwel geen enkele intranetpagina gaat langer dan 3 jaar mee…